Comment réussir une négociation en 4 étapes

négociationObtenez la validation d’un consensus.

Entretien de recrutement, démarche commerciale ou management d’équipe, les situations de négociation ne manquent pas dans la vie courante. Ces événements conduisent souvent vers de nouvelles orientations qui entraînent des changements importants. Il est donc nécessaire de comprendre comment doit se dérouler une négociation pour qu’elle aboutisse.

3 points essentiels sont à considérer dans une négociation:

  1. savoir ce que l’on veut,
  2. savoir ce que l’autre veut,
  3. trouver un compromis satisfaisant pour chacune des parties.

Pour mener à bien votre objectif  il convient, bien entendu, de connaître tous les aspects de la situation en question, mais aussi, de cerner les attentes de votre interlocuteur. Il est par ailleurs, inutile de préciser que vous devez vous sentir en confiance pour vous rendre à cet entretien, votre force de persuasion y sera mise à rude épreuve.

Pour renforcer la sérénité nécessaire à l’action que vous allez entreprendre, il vous faut visualiser les différentes phases de cette entrevue. Cette planification doit vous conduire à émettre des hypothèses sur le déroulement de cet entretien. Laissez de côté, pour l’instant, vos talents d’improvisation et imaginez plutôt un scénario à géométrie variable dans lequel vous devrez tenir un rôle adaptable aux conditions prévues. Une fois votre rôle bien appris, votre naturel pourra s’exprimer en toute quiétude.

Le « happy end » de ce scénario se traduit par la validation d’une proposition par chacune des parties. Pour être témoin de cette heureuse issue, vous devrez respecter certaines procédures que je vous invite à découvrir.

  1. Réunir des informations pour négocier;
  2. présenter, observer et analyser;
  3. argumenter sur les points que vous soutenez;
  4. conclure la négociation.

Réunissez des informations pour négocier


Vous connaissez sans doute vos arguments et les objectifs de votre démarche sur le bout des doigts, mais avez-vous déterminé votre marge de manœuvre? Avez-vous pensé à adapter vos arguments à la personne que vous allez rencontrer?

Une négociation est une action dont l’issue est incertaine, considérez tous les paramètres pour tenter de prévoir l’imprévisible!

Partez du principe qu’une négociation réussie est l’aboutissement d’une proposition dans laquelle chaque partie sort gagnante.

Les enjeux d’une négociation

Mesurez vos possibilités de négociation en définissant précisément ce que vous êtes prêt à concéder d’une part et en déterminant la valeur maximale que vous pourrez offrir d’autre part sous peine de ne pas pouvoir tenir vos engagements ou de vous discréditer.

Ayez conscience de vos limites dans un sens ou dans l’autre. Pensez aussi à pouvoir vous retirer de la négociation dès que vous comprenez qu’elle ne peut pas entrer dans le cadre de vos limites.

  • enjeux d'une négociationIdentifiez vos différents leviers de négociation pour élargir vos propositions et apporter de la souplesse à votre argumentation; trouvez pour cela, des variables d’ajustement, contreparties qui vous permettront par exemple, de baisser vos prétentions sur un aspect en vous rattrapant sur un autre.
  • Déterminez vos alternatives et vos impératifs.

Qui est l’interlocuteur?

Réunion d’entreprise, entretien d’embauche ou démarche commerciale, les contextes varient et les interlocuteurs aussi; pensez qu’avant d’être le représentant d’une société ou d’un organisme, votre interlocuteur est d’abord un être humain, le connaissez-vous? L’imaginez-vous pointilleux, créatif, sociable ou méfiant?

  • Dressez dans la mesure du possible, le profil psychologique de votre interlocuteur;
  • estimez les objections ou les réticences qu’il pourrait vous opposer;
  • déterminez quels sont ses intérêts, ses contraintes et son niveau de dépendance par rapport à votre offre.

Présentez, observez et analysez


Cette étape consiste à entrer en matière en présentant de manière concise, les points de votre démarche. L’objectif est de préparer un terrain rassurant pour la discussion qui va suivre tout en analysant les dispositions de votre interlocuteur.

Établissez un lien de confiance

Le climat de confiance est la condition essentielle au bon déroulement d’une négociation, ce contexte favorisera les concessions et la prise de décision. Réunissez-vous dans un environnement où votre interlocuteur pourra se sentir à l’aise, de préférence dans un endroit neutre ou même pourquoi pas sur son terrain dans la mesure où vous vous sentez prêt.

Etre en confiance avec quelqu’un c’est comprendre le but de la démarche de cette personne, c’est pouvoir s’identifier à celle-ci et ressentir les mêmes émotions. A l’inverse, la méfiance est provoquée par la confusion, l’incompréhension ou une certaine incohérence qui peut entraîner, d’emblée, le rejet. Il conviendra donc de communiquer un message simple et clair en cohérence avec votre démarche et vos objectifs.

Concrètement, ne tournez pas autour du pot pour introduire votre présentation; soyez capable de formuler le résumé de votre démarche en trois minutes montre en main. Ainsi, en énumérant les paramètres prioritaires, vous poserez dès le début le cadre et vous encouragerez l’autre partie à se situer et à exprimer également les points qu’elle doit mettre en avant.

Soyez direct, clair et naturel et terminez votre présentation par une formule du type: « Voilà en résumé la raison de ma démarche »ou »Voici comment je résume la situation ».  Glissez un petit trait d’humour pour provoquer l’amusement, geste toujours bienvenu pour diminuer les tensions.

Faites une présentation claire et brève. A ce stade, n’avancez aucun chiffre.

Phase d’observation

En premier lieu, ne cherchez pas à convaincre, mais invitez votre interlocuteur à exprimer sa position. Interrogez-le sur les points qui ouvriront la discussion et qui poseront les problèmes concrets qu’il pourrait rencontrer : « Quelles difficultés rencontrez-vous dans ce domaine? »,  « Comment voyez-vous la situation? ».observation

  • Ecoutez son point de vue et ses revendications.
  • Analysez son message en tentant de discerner ses préoccupations. ce qui lui montrera l’intérêt que vous lui portez  et désamorcera les éventuelles tensions naissantes.
  • Accompagnez votre interlocuteur dans le développement de ses arguments par des remarques du type « oui », « vous avez raison » ou par une reformulation de ses dires. Donnez du crédit à ses interrogations car il y a toujours une légitimité à douter.
  • Déterminez ses points de flexibilité d’une part et de rigidité d’autre part.
  • Résumez en reformulant les principaux points soulevés.

Durant ce temps d’observation, restez serein et profitez-en pour préparer des réponses personnalisés. L’écoute favorise l’apaisement et dispose votre interlocuteur à recevoir vos arguments.

 

Argumentez les points que vous défendez


Toujours dans un but de clarté, présentez les aspects prioritaires de votre proposition ainsi que leurs bénéfices; gardez en tête des exemples concrets et significatifs pour étayer vos propos.

Exposé de votre argumentation

Présentez les atouts de votre offre en l’adaptant aux attentes de votre interlocuteur.

Vos arguments doivent présenter les caractéristiques, les avantages et les preuves!

A chaque objection qui se manifeste, demandez des précisions pour clarifier les incertitudes dans un contexte concret: « Comment, combien..? » puis répondez à la remarque avec des éléments tangibles en évitant les considérations idéologiques.

Les raisons profondes d’une préoccupation s’expriment souvent par des petites remarques de surface. Décryptez le sens caché des questions qui vous sont faites pour répondre et traiter le cœur du problème.

Vérifiez la bonne compréhension des points que vous défendez et soulignez les intérêts communs.

Prêtez attention au langage non verbal: intonation, gestes et regards.

  • En ce qui vous concerne, veillez à effectuer des mouvements lents et à formuler calmement vos propos pour communiquer l’assurance et la confiance qui vous animent.
  • En ce qui concerne votre interlocuteur, veillez à interpréter les signaux non verbaux qu’il vous envoie  et à lui apporter une réponse appropriée.

Rapport de force

rapport de force négociationNe prenez pas les remarques frontales ou les ultimatums au pied de la lettre; considérez-les plutôt comme des tentatives visant à vous déstabiliser pour obtenir une position dominante.

En cas de désaccord profond, ne foncez pas tête baissée dans une bataille inutile, jouez la carte de l’apaisement et optez pour le délai de réflexion; le temps peut devenir le meilleur allié pour dénouer les situations tendues et arriver à un compromis intéressant.

L’action réfléchie est toujours plus respectée que l’usage impulsif de la force.

Concluez la négociation


C’est le moment clef de l’entretien, à ce stade il s’agit d’échanger les points de vues et d’imaginer des solutions afin d’évaluer la proposition la plus prometteuse. Une fois que toutes les revendications ont été mises sur la table, classez-les par ordre de priorité. Dosez les paramètres de façon à ce que chacun soit gagnant, réévaluez au besoin, vos prétentions en utilisant vos variables d’ajustement.

Si des remarques surviennent à ce stade du processus, faites-vous une nouvelle fois préciser le détail des objections par des questions d’ordre pratique car vous devez chiffrer la proposition, « Depuis quand? », « Dans quels délais? », « de quelles manières? », « combien? ».

Une fois que le processus se dirige vers une entente mutuelle, parlez comme si l’affaire était déjà conclue en utilisant le futur et projetez-vous dans la phase suivante de la collaboration. Cette attitude encouragera le passage à la décision.

Validez et notez tous les points de la proposition qui ont été retenus. Si chacun est satisfait, terminez la conclusion par une poignée de main symbolisant l’accord. « Marché conclu! ».

Conclusion


Une négociation soulève souvent des tensions qu’il importe de contenir pour ne pas laisser vos émotions influencer le résultat. Comprendre tous les enjeux du pourparler aide ainsi à anticiper les frictions engendrées par la discussion.

Pour réussir votre négociation, il convient de respecter les différentes phases du processus et de savoir adapter vos arguments à l’évolution de la situation. En résumé vous devez:

  • comprendre les intérêts et enjeux de chacun;
  • écouter et résumer les points défendus par la partie adverse en créant un lien de confiance;
  • calibrer vos arguments et traiter les objections;
  • vérifier que vos arguments ont été entendus et trouver des intérêts communs;
  • imaginer des solutions communes;
  • chiffrer et valider.

Cette exercice d’équilibriste demande de l’écoute, de l’observation, de la bonne humeur et toute votre disponibilité pour entretenir le climat serein propice à la prise de décision. Le fait de connaître parfaitement tous les éléments pratiques du dossier vous permettra de vous concentrer sur l’aspect psychologique de l’événement. Vous pourrez ainsi mieux appréhender les réactions de la partie adverse et d’y répondre rationnellement en gardant votre sang-froid.  

Pour faciliter le déroulement de la négociation, considérez chaque étape avec précision et gardez à l’esprit la finalité de la négociation. Vous multiplierez ainsi vos chances d’obtenir ce que vous souhaitez.

Vos commentaires sur le sujet seront les bienvenus, ils nous permettront d’enrichir notre expérience! Je vous remercie de votre participation.

About Gregoire Bouchard

Passionné par le Marketing de contenu, les médias sociaux et la communication professionnelle, Grégoire promène son baluchon dans le monde de la communication 2.0. Sa ligne directrice: écouter, apprendre et partager. Son objectif: élargir le champ des possibles.